هک کارایی (۳) – ابزار مدیریت کارها

چندبار تصمیم‌ گرفتم قسمت سوم این مطلب رو بنویسم اما نزدیک شدن به زمان انتخابات باعث شد تا هربار که خواستم شروع کنم به‌نوشتن، ماجراهای انتخابات تمرکزم را بگیره و از طرفی حس کردم که با تب انتخابات کسی به برنامه‌ریزی فکر نکنه. در نهایت حالا که پرونده انتخابات بسته شد و حداقل ۲۳ میلیون‌نفر نفس راحت کشیدند می‌شه برگشت به روال عادی زندگی.

در قسمت‌های قبل این مطلب درباره گردش کار و استفاده از تقویم نوشتم و در این قسمت که بخش آخر خواهد بود درباره‌ی استفاده از ابزار مدیریت کارها می‌نویسم. البته که درباره‌ی کارایی نکات زیادی را می‌توان گفت که به‌مرور درباره‌ی آنها هم می‌نویسم. در واقع موضوع مدیریت کارها به‌نظرم الگویی نیست که یک‌بار برای همیشه طراحی بشود و باید هر از گاهی با توجه به تغییر شرایط، تغییراتی هم در این سیستم اعمال کرد.

استفاده از ابزار مدیریت کارها

ابزارهای زیادی برای مدیریت کارها در دنیا وجود دارد که هرکدام قابلیت‌های مختلفی را ارائه می‌دهند. به‌تجربه دیده‌ام که بسیاری، جذب ابزارهایی می‌شوند که قابلیت‌های زیادی داشته باشد اما ابزار با قابلیت‌های زیاد می‌تونه خودش تبدیل به یک سربار بشه و اتفاقا در جهت عکس افزایش کارایی عمل کنه. بنابراین انتخاب من ابزارهایی نیست که قابلیت‌های زیادی مثل مدیریت پروژه، یادداشت نویسی، تقویم‌های با شکل‌های مختلف و … داشته باشد. ابزارهای دیگه‌ای هم بصورت پیش‌فرض روی موبایل‌های iOS و اندروید هستند که در سال‌های قبل سعی کرده بودم از آنها استفاده کنم اما امکانات آنها هم به‌اندازه‌ای نبوده که نیاز من را جواب بدهد.

ابزار مدیریت کارها باید امکانات تعریف فعالیت به‌ازای موضوع‌های مختلف کاری که دارم را بدهد و همینطور داشتن امکان یادآور و هماهنگی با دیگر ابزارها هم برای من کلیدی است. اشکالی که به نرم‌افزارهای مدیریت فعالیت‌های پیش‌فرض اندروید و iOS وارد است اینه که امکان هماهنگی (Integration) این ابزارها با دیگر ابزارها چندان زیاد نیست و شرکت‌های سازنده هم اولویت‌شان ساخت برنامه‌های مدیریت فعالیت‌ها نیست بنابراین معمولا این ابزارها، ابزارهای خیلی معمولی هستند.

تمام قابلیت‌هایی که من نیاز دارم طبیعتا در یک ابزار جمع نمی‌شود. مثلا بخشی از مدیریت فعالیت‌هایی که دارم مربوط به هماهنگی با تیم‌هاست و بخشی دیگر شخصی است. برای مدیریت فعالیت‌های تیمی از Trello استفاده می‌کنم و برای فعالیت‌هایی که به تیم‌ها ارتباط مستقیم ندارد یا کارهایی که خودم باید آنها را پیگیری کنم از Todoist استفاده می‌کنم.

ساختار فعالیت‌ها در Todoist

قبل از این‌که شروع به استفاده از Todoist کنم، حدود یک‌سال از Asana استفاده می‌کردم. مشکلی که با Asana داشتم این بود که اپ موبایل راحتی نداشت و تقریبا روی موبایل سرعت کارم را می‌گرفت. ضمن این‌که قابلیت یادآور براساس ساعت و تاریخ یا موقعیت جغرافیایی را هم پشتیبانی نمی‌کرد و صرفا باید از نسخه تحت وب آن استفاده می‌کردی و اپ برای مک یا ویندوز هم ارائه نداده بود. از طرفی دسته‌بندی کارها هم کمی پیچیده بود و فیلتر کردن فعالیت‌ها براساس تگ و … محدودیت‌هایی داشت.

بعد از مطالعه مجدد به انتخاب Todoist رسیدم و قابلیت‌ها و امکاناتش من را مجاب کرد که اشتراک یک‌ساله (۲۹ دلار) این ابزار را بخرم. نسخه رایگان Todoist محدودیت‌هایی دارد که مقایسه نسخه‌ها را اینجا می‌توانید ببینید. در نهایت مسئله مهم در بحث کارایی این نیست که حتما از یک ابزار به‌خصوص استفاده کنیم بلکه مسئله مهم‌تر شیوه‌‌ی تقسیم‌بندی کارها و در دسترس بودن فعالیت‌ها در هر لحظه است.

من در Todoist به‌ازای هر موضوع کاری یک پروژه ایجاد می‌کنم. یعنی همان سرفصل‌های اصلی که در بخش‌های قبل درباره آنها صحبت کردم، در Todoist یک پروژه است. که فعالیت‌ها زیر این پروژه‌ها تعریف می‌شود. ممکن است در یک سرفصل کاری چند موضوع را پیگیری کنم که هرکدام از آنها را با تگ یا همان برچسب از هم جدا می‌کنم که در صورت نیاز بتوانم فعالیت‌های مربوط به یک نوع از کار را یک‌جا ببینم.

یکی از ویژگی‌های Todoist داشتن بخشی به‌اسم inbox است که این ساختار منطبق با مدل GTD یا همان Getting Things Done از دیوید آلن است. من معمولا کارها را در پروژه‌های مربوط به خودشان ثبت می‌کنم اما همیشه مواردی است که در هیچ پروژه‌ای نمی‌گنجد که آنها می‌روند در Inbox. همینطور ممکن است در طول روز، کارهای جدیدی تعریف شود که قبل‌تر در برنامه‌ریزی‌های من نبوده. این کارها را هم در Inbox ثبت می‌کنم و می‌دانم که در همان جلسات هفتگی با خودم باید به Inbox برسم و کارهایی که آنجا ریخته‌ام را در به پروژه‌ی درست منتقل و زمانبندی کنم.

این مسئله خیلی مهم است که ابزاری که استفاده می‌کنید به‌شما این امکان را بدهد که بتوانید بدون دغدغه و در لحظه فعالیت‌ها را در آن ثبت کنید. در لحظه‌ی تعریف شدن فعالیت‌ها نیازی نیست نگران این باشید که چه زمانی باید آنها را انجام بدهید. فقط کارها را ثبت کنید و در زمان دیگری که می‌تواند زمان جلسه با خود باشد یا اول هر صبح که کارهای روزتان را مرور می‌کنید، زمان‌بندی‌ها را اصلاح کنید. به همین دلیل است که Todoist در تمام گجت‌هایی که استفاده می‌کنم از لپ‌تاپ تا موبایل و آی‌پد، در دسترس‌ترین ابزار من است که بتوانم به‌سرعت فعالیت‌ها را در آن ثبت کنم.

یکی دیگر از ویژگی‌های Todoist مفهومی به‌اسم کارما است. براساس استفاده از ابزار، میزان فعالیت‌هایی که در هر روز کامل می‌شود و این‌که چقدر از قابلیت‌های برنامه استفاده می‌کنید امتیاز کارما تغییر می‌کند. امتیاز کارما به من کمک می‌کند که حواسم باشد که امتیازم کم نشود. این قابلیت یک‌جور ویژگی بازی‌گونه است که کمک می‌کند شما همیشه از ابزار درست استفاده کنید و به‌نظرم از نوآورانه‌ترین ایده‌هایی بوده که در چنین ابزارهایی دیده‌ام. ضمن این‌که در قسمت کارما می‌توانیم گزارشی از عملکرد خودم را ببینم. مثلا متوجه بشوم روزهایی که بیشتر و کمتر کار کرده‌ام کدام بوده است.

قابلیت‌های دیگری از Todoist هم هست که برای من جذاب و کمک کننده است. در مواقعی پیش می‌آید که فعالیتی را نتوانسته‌ام در روز مقرر انجام بدهم. Todoist این فعالیت‌ها را در بخش Overdueها نشان می‌دهد و امکان زمان‌بندی مجدد را هم فراهم می‌کند. قسمت جذاب ماجرا این‌جاست که Todoist براساس حجم کارها در روزهای پیش‌رو، تاریخ‌هایی را برای انجام کارهای معوقه یا حتی فعالیت‌های جدید می‌دهد که خود این موضوع سرعت زمان‌بندی را بالا می‌برد.

در موقع نوشتن این مطلب Todoist قابلیت هماهنگی کامل با تقویم گوگل را هم اضافه کرده به این معنی که شما می‌توانید فعالیت‌ها را در تقویم گوگل تعریف کنید و کارها بصورت خودکار به Todoist اضافه می‌شود و برعکس.

استفاده از Trello

همانطور که توضیح دادم بخشی از کارهایی که درگیر آنها هستم، فعالیت‌هایی است که وابسته است به افراد دیگر و شاید بیشتر از جنس پروژه باشد. من این فعالیت‌ها را در Trello ثبت می‌کنم و هم‌تیمی‌ها هم به همین ابزار دسترسی دارند. امکان هماهنگی بین Trello و Todosit کمک می‌کند در صورتی‌که کاری به من واگذار شده باشد بصورت خودکار در Todoist در بخش پروژه مربوطه نشان داده شود. برای این هماهنگی من از سایت IFTTT استفاده می‌کنم که سایت فوق‌العاده‌ای برای خودکار کردن یکسری از کارها در بستر اینترنت است.

در Trello به ازای هر کار تیمی یک بورد دارم و در آن بورد اعضای مربوطه عضو هستند. ساختار با مدل Kanban از Trello کمک می‌کند که کارها براساس موضوع‌های مختلف تقسیم بندی شوند و هرکسی در لیست یا لیست‌هایی که در آن‌ها فعالیت می‌کند کارهایش را مدیریت کند.

البته Todositهم امکان فعالیت‌ تیمی را می‌دهد اما ترجیح من این است که یک فضای شخصی برای مدیریت فعالیت‌ها داشته باشم به این ‌دلیل که در این فضای شخصی هرچیزی را به‌هرشکلی می‌توانم وارد کنم و البته تمام فعالیت‌های من مربوط به تیم‌ها نیست و بسیاری از آنها فعالیت‌هایی است که شخصا باید انجام بدهم.

جمع‌بندی

در نهایت از هر ابزاری که استفاده می‌کنید باید بتوانید ساختار درستی را در آن تنظیم کنید. جمع‌بندی من برای استفاده از ابزار موردنظر این است که این ابزار حتما به‌شما سرعت عمل در تعریف کار بدهد و نه این‌که تعریف کار در ابزار خودش پروژه‌ای پیچیده باشد. همینطور که دسترسی به این ابزار روی پلتفرم‌ها و گجت‌های مختلف یک الزام است و بهتره که شما محدود به یک ابزار یا پلترفم خاص نشوید.

در استفاده از چنین ابزاری سعی کنید ساختار کار خود را براساس سرفصل‌های اصلی تعریف کنید و جزییات را در صورت نیاز با تگ‌ها مدیریت کنید. دسته‌بندی بیش‌ از حد و مرزبندی بین کارها خودش می‌تواند عامل سردرگمی شود. مثلا اگر شما به‌شکلی سرفصل‌های خود را انتخاب کرده‌اید که در زمان تعریف یک کار دچار ابهام می‌شوید و نمی‌دانید که آن کار را زیر چه سرفصلی باید قرار دهید این موضوع به این معنی است که دسته‌بندی اصلی شما مشکل دارد و باید آن را بازنگری کنید.

همینطور طراحی سیستم کارایی خود را سخت نگرید. سعی کنید روی مهم‌ترین مسائل که همان تعریف ساختار و گردش کار است متمرکز باشید و سعی نکنید در شروع یک سیستم کامل داشته باشید. مهم‌ترین اقدامی که باید انجام بدهید اختصاص زمان‌هایی است که بتوانید شیوه‌ و گردش کار خود را بررسی کنید. یعنی با خودتان جلسه بگذارید و شیوه‌ی خود را اصلاح کنید.

کماکان تاکید می‌کنم که برنامه‌ی افزایش کارایی، چیزی نیست که یک‌بار برای همیشه طراحی و اجرا شود و شما باید با توجه به تغییر نیاز، آن را بهبود بدهید. این سیستم باید درخدمت شما باشد نه شما در خدمت آن. بنابراین اگر برای مدتی برنامه‌ریزی کردید و مطابق آن پیش نرفتید به این نتیجه نرسید که نمی‌توانید زمان خود را مدیریت کنید بلکه سعی کنید فرآیند و گردش کار خود را ساده‌تر کنید. در شروع از خود انتظار نداشته باشید که همه‌چیز عالی باشد. انتظار نداشته باشید که از شنبه‌‌ای که می‌آید همه‌ چیز درست خواهد شد. شنبه‌ی ایده‌آل را باید با تمرین و بهبود برنامه‌ی کاری ساخت. بنابراین اگر شما روی شیوه‌ی خود متمرکز باشد و آن را بهبود بدهید بعد از مدتی متوجه خواهید شد که یک عادت جدید برای برنامه‌ریزی پیدا کرده‌اید.