هک کارایی (۲) – استفاده از تقویم

قسمت اول هک کارایی – گردش کار

پیش از شروع بد نیست در مورد کلمه هک توضیح بدم. معمولا ما کلمه هک را درباره نفوذ به سیستم‌های کامپیوتری شنیده‌ایم. اما کلمه هک تعریفی کلی‌تر دارد. هک می‌تواند به معنی کنکاش و جستجو در یک سیستم و تبدیل آن به یک شیوه‌ی شخصی باشد. در مورد کارایی هم این موضوع مصداق دارد. اغلب شیوه‌های توصیه شده برای افزایش کارایی روش‌های کلی است که می‌تواند کمک به افزایش کارایی کند به‌شرطی که آن را برای خودتان شخصی کنید. کتاب غورباقه را قورت بده برایان تریسی به‌عنوان یک کتاب پرفروش در این زمینه سال‌ها مردم را تشویق کرد که اول غورباقه‌های بزرگ را بخورند و بعد راحت‌تر به باقی کارها برسند. وجود این شیوه دلیلی بر درستی آن نیست. مثلا اگر آن غورباقه‌ی بزرگ بد مزه بیشترین انرژی شما را در زمانی که دقیقا بیشترین انرژی را برای کار دارید بگیرد بعدش چه اتفاقی می‌افتد؟

هک این‌جا به معنی شخصی کردن این شیوه‌هاست به‌شکلی که برای شما کار کند. بنابراین توضیحاتی که در این مجموعه مطالب می‌دهم شیوه‌ای است که برای من کار می‌کند و می‌تواند به‌شما ایده بدهم که شیوه‌ی خودتان را بسازید.

در مطلب قبل درباره‌ی گردش کار توضیح دادم که البته تمام ابعاد گردش کار در اون مطلب جمع نشد و بخشی از این موضوع وابسته است به ابزارها. در این مطلب مفهوم زمان غیرقابل مذاکره و بلوک‌های زمانی را مرور می‌کنم و استفاده از تقویم را توضیح می‌دهم.

زمان غیر قابل مذاکره

در مطلب قبل که درباره‌ی همزمانی و سینک شدن با دیگران نوشتم، توضیح دادم که افزایش کارایی و مدیریت زمان صرفا موضوع برنامه‌ریزی دقیق نیست و ما نیاز داریم تا به‌شیوه‌ای برنامه‌ریزی کنیم که هم برنامه‌ی انعطاف‌پذیری داشته باشیم و هم کنترلمان را در مدیریت کارها از دست ندهیم.

طبیعیه که وقتی قرار باشه خیلی سفت و سخت روی برنامه‌های خودمون باشیم فشار زیادی بهمون میاد. آدم‌های زیادی رو دیدم که برمبنای چیزی که خودشون فکر می‌کنند برنامه‌ریزی می‌کنند و شرایط اطراف را درنظر نمی‌گیرند و بعد که مجبور می‌شوند برنامه‌هاشون رو تغییر بدهند عصبی می‌شوند. اما این انعطاف هم نباید به میزانی باشه که هرکاری رو در هر زمانی انجام داد.

برای این موضوع پیشنهاد می‌کنم زمان‌هایی رو برای خودتون به‌عنوان زمان غیرقابل مذاکره در نظر بگیرید. یعنی ساعت‌های مشخصی در روز یا هفته هستند که شما به‌هیچ‌عنوان آن را به کار دیگری تخصیص نمی‌دهید. مثلا زمان غیرقابل مذاکره ممکنه زمان‌هایی باشه که به مطالعه، ورزش، صرف وقت با خانواده و … صرف بشه. داشتن زمان‌های غیرقابل مذاکره کمک می‌کنه که در صورت جابه‌جایی‌های برنامه‌ها، شما کماکان بتوانید زمانبندی خود را به‌نحوی تغییر دهید که کارها در صف طولانی قرار نگیرند. از طرفی زمان‌های غیرقابل مذاکره شیوه‌ی خوبی برای تغییر عادت‌ها هستند. یعنی اگر قصد دارید عادت جدیدی را شروع کنید، یک زمان غیرقابل مذاکره برای آن در نظر بگیرید.

زمان‌هایی در روز یا هفته نیاز است که زمان غیرقابل مذاکره است و شما در آن زمان‌ها مهم‌ترین کارهای خود را انجام می‌دهید. در این زمان‌ها شما باید به‌خودتان تعهد بدهید که به‌کار دیگری نمی‌پردازید. زمان‌های غیرقابل مذاکره معمولا می‌توانند کارایی بالایی داشته باشند.

بلوک زمانی

همانطور که در مطلب قبل توضیح دادم، زمان‌هایی را در تقویمم اختصاص دادم به انجام کارهای مشخص. مثلا هر روز صبح زمان مرور برنامه‌ها و برنامه‌ریزی روزانه است که یک بازه یک ساعته است. و توضیح دادم تا جایی که ممکنه سعی می‌کنم در این زمان‌‌ها جلسه‌ای نگذارم. یا مثلا شنبه‌ها از روزهای غیرقابل مذاکره است که سعی می‌کنم تا حد امکان آن را با جلسه پر نکنم.

برای زمان‌های غیرقابل مذاکره و اصولا هر سرفصل کاری باید یک محدوده‌ی زمانی را در تقویم به آن اختصاص داد که من به این زمان‌ها می‌گویم بلوک زمانی. تفاوت بلوک زمانی با تسک یا همان فعالیت این است که من برای ساعت‌ به ساعت کارهایم برنامه‌ریزی نمی‌کنم چون این شیوه‌ی برنامه‌ریزی سرباز زیادی داره. اما تاجایی که برام مشخص و شفاف هست سعی می‌کنم بلوک‌های زمانی را در تقویمم مشخص کنم. بلوک‌های زمانی برای بعضی از کارهای ثابت مثل زمان‌های غیرقابل مذاکره استفاده می‌شود و همینطور در صورتی که حتما لازم باشد کار یا کارهایی را در روز و زمان مشخص انجام دهم از پیش تقویم را با یک بلوک زمانی پر می‌کنم.

استفاده از تقویم

حیاتی‌ترین ابزار برای مدیریت کارها، تقویم است. پیشنهاد من استفاده از تقویم گوگل هست که امکانات خوبی داره و همینطور به مجموعه‌ی ابزارهای مختلف وصل می‌شه و امکان استفاده روی دیوایس‌های مختلف را هم داره. اگرچه با طراحی تقویم گوگل روی موبایل چندان راحت نیستم اما ابزارهای دیگری هستند که به تقویم گوگل وصل می‌شوند و کار را راحت می‌کنند.

من روی لپ‌تاپم از تقویم مک استفاده می‌کنم که به تقویم گوگل وصل است و همینطور روی موبایل از تقویم سامسونگ و روی آیپد هم از تقویم اپل که همه به تقویم گوگل متصل است و از روی هر دیوایس در هر لحظه می‌تونم برنامه‌های کاری‌ام را ببینم. نمایی از یک هفته تقویم من را در تصویر زیر می‌توانید ببینید:

همانطور که می‌بینید، در ستون سمت چپ من چند تقویم دارم. برای این‌که بتونم دسته‌بندی بهتری از کارها داشته باشم، برای هر موضوع کاری یک تقویم ایجاد کرده‌ام. شما می‌توانید در تقویم گوگل تقویم‌های مختلفی ایجاد کنید. تقویم سبز رنگ اصلی‌ترین تقویم من است و بیشتر برنامه‌های کاری‌ام را در این تقویم تنظیم می‌کنم. یک تقویم مربوط به پروژه‌ی کوله‌پشتی است که جلسات با تیم کوله‌پشتی در این تقویم تنظیم می‌شود و همینطور یک تقویم مربوط به کارهای چارگون است که براساس سیستم داخلی این شرکت تنظیم می‌شود. تقویم صورتی رنگ هم مربوط به فعالیت‌هایی است که باید برای آنها بلاک زمانی داشته باشم. یعنی در این زمان‌ها می‌دانم که باید یک کاری انجام دهم و جلسه‌ای نخواهم داشت.

دو تقویم دیگر به‌رنگ‌های آبی و قرمز هم وجود دارند که یکی مربوط به ابزار Trello است و دیگری مربوط به Todoist که کاربرد این دو مورد را در مطلب بعدی توضیح خواهم داد. با توجه به این‌که فعالیت‌های مختلفی را باید در روز انجام دهم تمام کارها را در Trello و Todoist ثبت می‌کنم. Trello ابزار تیمی است که برای پروژه‌ی کوله‌پشتی استفاده می‌کنیم و Todoistهم ابزار مدیریت کارهای شخصی من است و اتصال آنها به تقویم کمک می‌کند که بدانم چه‌روزی چه کاری باید انجام دهم.

در تقویم جلسات یا رویدادهایی را می‌بینید که باهم همپوشانی دارند. برخی از آنها به این دلیل وجود دارند که صرفا مطلع باشم چنین کاری در جریان است و نیازی به حضور من ندارد یا همین‌طور زمان‌هایی با عنوان Out of Office تنظیم شده برای اطلاع همکارانی که با من کار دارند و باید درجریان حضور من باشند.

با توجه به سرفصل‌های کاری که دارید نیاز است چند نوع تقویم داشته باشید؟ دقت کنید که کار شما با یک تقویم هم راه می‌افتد و ایجاد تقویم‌های مختلف برای دسته‌بندی بهتر کارها استفاده می‌شود.

آیا تمام کارها سر وقت انجام می‌شود؟

به‌تجربه متوجه شدم که فیکس کردن زمان خاص برای من کار بسیار سختی است. بنابراین ممکنه که زمان‌هایی که برای انجام کارها تنظیم کنم جابه‌جا شوند. در صورتی‌که چنین اتفاقی بیافتد می‌دانم که باید زمان دیگری به انجام آن کار اختصاص دهم. با این شرایط معمولا کاری روی زمین نمی‌ماند و در بیشتر مواقع موفق می‌شوم به اهداف روزانه‌ام برسم و در صورتی‌که کاری را در روز مشخصی نتوانم انجام دهم، بسته به اولویتش، در روز یا روزهای بعد زمانی برای انجامش اختصاص می‌دهم. بنابراین سعی می‌کنم به مدیریت کارهایم کمال‌گرایانه نگاه نکنم.

بازنگری برنامه

نکته‌ی بسیار مهم در جلسات Reflection هفتگی یا همان جلساتی که با خودتان می‌گذارید این است که از خودتان بپرسید چقدر موفق شدید مطابق برنامه‌تان پیش بروید و چقدر موضوع نیاز به تغییر دارد.

مثلا از سال گذشته زمان پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها و پیغام‌ها را حوالی ظهر قرار دادم که خوب کار کرد و همین روند را امسال هم ادامه دادم. امسال این روند کمتر اتفاق افتاده. یعنی تعداد روزهایی که من نتوانسته‌ام ظهرها به پیغام‌ها و ایمیل‌ها پاسخ بدم بیشتر بوده. در جلساتی که با خودم گذاشته‌ام متوجه شدم، این موضوع به دلیل حجم جلسات و گفتگوهایی بوده که در طول روز داشته‌ام و باعث شده بخواهم بیشتر سکوت کنم یا مثلا با خواندن اخبار ورزشی کمی به خودم استراحت بدهم. بنابراین اگر نتوانم این روند را تغییر بدهم باید زمان پاسخ‌دادن به ایمیل‌ها و پیغام‌ها را تغییر بدهم.

در هر صورت تمام تاکید من – مطابق تجربه خودم – اینه که برنامه‌های سفت و سخت شانس شکست بیشتری دارند و همینطور سربار بیشتری هم برای مدیریت اضافه می‌کنند. برای افرادی مثل من که جلسات زیادی دارند حتما باید زمان‌هایی در هفته را رزرو نگه دارند که آنها را به کار اختصاص دهند. بنابراین اگر با یک تیم کار می‌کنید حتما زمان‌های غیرقابل مذاکره‌ را در تقویم قرار بدهید که یک دفعه و ناخواسته از جایی براتون جلسه تنظیم نشه و شما هم در رودربایستی قرار بگیرید.

جلساتی که هر هفته با خودتون می‌گذارید بسیار مهم هستند و می‌توانند به‌شما کمک کنند که برنامه‌‌های خود را بهتر تنظیم کنید.

پرسش‌هایی برای جلسات هفتگی با خود

بد نیست این پرسش‌ها را هر هفته از خودتون بپرسید. این پرسش‌ها کمک می‌کنند آگاهی بیشتری نسبت به قدم‌هایی که برمی‌دارید داشته باشید:

آیا لازم است در شیوه‌ی برنامه‌ریزی‌ام تغییری دهم که احساس کنترل بیشتری روی کارها داشته باشم؟

چه زمان‌هایی در هفته گذشته خوب کار کردم و چرا؟

چه زمان‌هایی در هفته گذشته انرژی زیادی نداشتم و چرا؟

در هفته‌ی پیش‌رو می‌خواهم چه رفتاری را در خودم بیشتر تقویت کنم؟ یک قدم کوچک برای آن چیست؟

در مطلب بعدی درباره مدیریت فعالیت‌ها در ابزارهای Trello و Todoist صحبت می‌کنم.

نوبت شما

مهم‌ترین نکته‌ای که از این مطلب آموختید چه بود و چطور آن را در کار خود استفاده می‌کنید؟